Política de privacidad para el reclutamiento utilizando Teamtailor

El servicio para gestionar el reclutamiento y simplificar el proceso de contratación (el "Servicio") es proporcionado por Teamtailor en nombre de WSP España ("Controlador" "nosotros" "nos", etc.). Es importante que las personas que utilizan el Servicio ("Usuarios") se sientan seguras y estén informadas sobre cómo manejamos los datos personales del Usuario en el proceso de reclutamiento. Nos esforzamos por mantener el estándar más alto posible con respecto a la protección de datos personales. Procesamos, administramos, usamos y protegemos los Datos personales del usuario de acuerdo con esta Política de privacidad ("Política de privacidad").

1. General

Somos el Controlador de acuerdo con las legislaciones de privacidad vigentes. Los datos personales de los Usuarios se procesan con el fin de gestionar y facilitar el reclutamiento de empleados para nuestro negocio.

2. Recogida de datos personales

Somos responsables del procesamiento de los datos personales que los Usuarios aportan al Servicio, o de los datos personales que recopilamos de otras maneras con respecto al Servicio.

Cuándo y cómo recopilamos datos personales

Recopilamos datos personales sobre los Usuarios de los Usuarios cuando los Usuarios:

• hacen una solicitud a través del Servicio o de otro modo, agregando sus datos personales, ya sea personalmente o mediante el uso de una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn; y
• usen el Servicio para conectarse con nuestro personal, agregando datos personales sobre ellos, ya sea personalmente o mediante el uso de una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn.
• proporcionan datos identificables en el chat (proporcionados a través del sitio web que utiliza el Servicio) y dichos datos son relevantes para el procesamiento de la solicitud.

Recopilamos datos de terceros, como Facebook, LinkedIn y otras fuentes públicas. Esto se conoce como "Captación" y se realiza manualmente por nuestros empleados o automáticamente en el Servicio.

En algunos casos, los empleados existentes pueden hacer recomendaciones sobre posibles solicitantes. Dichos empleados agregarán datos personales sobre dichos posibles solicitantes. En los casos en que esto se haga, el solicitante potencial se considera un Usuario en el contexto de esta Política de privacidad y se le informará sobre el procesamiento.

Los tipos de datos personales recopilados y procesados

Las categorías de datos personales que se pueden recopilar a través del Servicio se pueden utilizar para identificar personas físicas a partir de nombres, correos electrónicos, fotos y vídeos, información de cuentas de Facebook y LinkedIn, respuestas a preguntas formuladas a través del reclutamiento, títulos, educación y otra información que el Usuario u otros hayan proporcionado a través del Servicio. Solo se recopilan y procesan los datos que son relevantes para el proceso de reclutamiento.

Propósito y legalidad del procesamiento

El objetivo de la recopilación y el procesamiento de datos personales es gestionar el reclutamiento. La legalidad del procesamiento de datos personales es nuestro interés legítimo para simplificar y facilitar el reclutamiento.

Los datos personales que se procesan con el propósito de análisis agregado o investigación de mercado siempre se hacen no identificables. Dichos datos personales no se pueden utilizar para identificar a un determinado Usuario. Por lo tanto, dichos datos no se consideran datos personales.

El consentimiento del interesado

El Usuario consiente el procesamiento de sus datos personales con el propósito de que el Controlador gestione el reclutamiento. El Usuario da su consentimiento para que los datos personales se recopilen a través del Servicio, cuando los Usuarios:

• envían una solicitud a través del Servicio, agregando datos personales sobre ellos, ya sea personalmente o mediante el uso de una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn, y ese Controlador puede usar herramientas de captación externas para agregar información adicional; y
• cuando usan el Servicio para conectarse con el departamento de selección del Controlador, agregando datos personales sobre ellos, ya sea personalmente o mediante el uso de una fuente de terceros, como Facebook o LinkedIn.

El Usuario también da su consentimiento para que el Controlador recopile información disponible públicamente sobre el Usuario y la compila para su uso con fines de reclutamiento.

El Usuario consiente que los datos personales se recopilen de acuerdo con lo anterior a) y b) se procesarán de acuerdo con las secciones siguientes Almacenamiento y transferencia y Cuánto tiempo se procesarán los datos personales.

El Usuario tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento, contactando al Controlador usando los detalles de contacto indicados en el punto 9. Sin embargo, usar este derecho puede significar que el Usuario no puede solicitar un trabajo específico o usar el Servicio.

Almacenamiento y transferencia

Los datos personales recopilados a través del Servicio se almacenan y procesan dentro de la UE / EEE, el tercer país que la Comisión Europea considera que tiene un nivel adecuado de protección, o procesado por los proveedores que han firmado acuerdos vinculantes que cumplen plenamente con la legalidad de las transferencias de terceros países (como Privacy Shield) u otros suministros en los que se encuentran las garantías adecuadas para proteger los derechos de los interesados cuyos datos se transfieren. Para obtener documentación sobre ese tipo de protección adecuada, contáctenos utilizando los detalles de contacto que figuran en 9.

Cuánto tiempo se procesarán los datos personales

Si un Usuario no se opone, por escrito, al procesamiento de sus datos personales, los datos personales serán almacenados y procesados por nosotros siempre que lo consideremos necesario con respecto a los fines mencionados anteriormente. Tenga en cuenta que un solicitante (Usuario) puede ser interesante para los procesos de selección futuros y para este propósito podemos almacenar los Datos personales de los Usuarios hasta que ya no tengan valor como potenciales candidatos. Si, como Usuario, no desea que se procesen sus datos personales para este propósito (procesos de selección futuros), contáctenos utilizando los datos de contacto en el párrafo 9.

3. Derechos de los Usuarios

Los Usuarios tienen derecho a solicitar información sobre los datos personales que procesamos, mediante notificación por escrito, utilizando los datos de contacto en el párrafo 9 a continuación. Los usuarios tienen derecho a una (1) copia de los datos personales procesados que les pertenece sin cargo alguno. Para copias adicionales solicitadas, el Controlador tiene derecho a cobrar una tarifa razonable sobre la base de los costos administrativos de dicha demanda.

Los Usuarios tienen derecho a, si es necesario, la rectificación de datos personales incorrectos sobre ese Usuario, a través de una solicitud por escrito, utilizando los datos de contacto en el párrafo 9 a continuación.

El Usuario tiene derecho a exigir la eliminación o restricción del procesamiento, y el derecho a oponerse al procesamiento basado en intereses legítimos bajo ciertas circunstancias.

El Usuario tiene el derecho de revocar cualquier consentimiento para el procesamiento que el usuario haya otorgado al Controlador.  Sin embargo, el uso de este derecho puede significar que el Usuario no puede solicitar un trabajo específico o utilizar el Servicio.

El Usuario tiene, en determinadas circunstancias, el derecho a la portabilidad de los datos, lo que significa un derecho a obtener los datos personales y transferirlos a otro controlador siempre que esto no afecte negativamente los derechos y libertades de los demás.

El usuario tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora con respecto al procesamiento de datos personales relacionados con él o ella, si considera que el procesamiento de datos personales infringe el marco legal de la ley de privacidad.

4. Seguridad

Priorizamos la integridad personal y, por lo tanto, trabajamos activamente para que los datos personales de los Usuarios se procesen con sumo cuidado. Tomamos las medidas que se pueden esperar razonablemente para asegurarnos de que los datos personales de los Usuarios y otros se procesen de manera segura y de acuerdo con esta Política de privacidad y la regulación GDPR. Sin embargo, las transferencias de información a través de Internet y redes móviles nunca pueden ocurrir sin ningún riesgo, por lo que todas las transferencias se realizan bajo el propio riesgo de la persona que transfiera los datos. Es importante que los Usuarios también asuman la responsabilidad de garantizar que sus datos estén protegidos. Es responsabilidad del Usuario que su información de inicio de sesión se mantenga en secreto.

5. Transferencia de datos personales a terceros

No venderemos ni transferiremos los datos personales de los Usuarios a terceros.

Podemos transferir los datos personales de los usuarios a;

• nuestros contratistas y subcontratistas, actuando como nuestros Procesadores y Sub-procesadores de acuerdo con nuestras instrucciones, para la prestación del Servicio;
• autoridades o asesores legales en caso de sospecha de conducta criminal o inapropiada; y
• autoridades, asesores legales u otros actores, si se requieren de acuerdo con la ley o la orden judicial.

Solo transferiremos los datos personales de los Usuarios a terceros en los que confiamos. Elegimos cuidadosamente a los socios para garantizar que los datos personales del Usuario se procesen de acuerdo con las legislaciones de privacidad vigentes. Cooperamos con las siguientes categorías de procesadores de datos personales; Teamtailor, que suministra el Servicio, empresas de servidores y hosting, empresas de referencia de correo electrónico, empresas de procesamiento de vídeo, empresas de abastecimiento de información, empresas de servicios analíticos y otras empresas con respecto a la prestación del Servicio.

6. Datos agregados (datos personales no identificables)

Podemos compartir datos agregados a terceros. En estos casos, los datos agregados se han compilado a partir de la información que se ha recopilado a través del Servicio y, por ejemplo, puede consistir en estadísticas del tráfico de Internet o la ubicación geológica para el uso del Servicio. Los datos agregados no contienen ninguna información que pueda usarse para identificar personas individuales y, por lo tanto, no son datos personales.

7. Cookies

Cuando los Usuarios usan el Servicio, la información sobre el uso puede almacenarse como cookies. Las cookies son archivos de texto pasivo que se almacenan en el navegador de Internet en el dispositivo del Usuario, como un ordenador, un teléfono móvil o una tablet, cuando se utiliza el Servicio. Utilizamos cookies para mejorar el uso del Servicio por parte del Usuario y para recopilar información sobre, por ejemplo, estadísticas sobre el uso del Servicio. Esto se hace para asegurar, mantener y mejorar el Servicio. La información que se recopila a través de las cookies puede en algunos casos ser datos personales y, en tales casos, está regulada por nuestra Política de cookies.

Los Usuarios pueden en cualquier momento desactivar el uso de cookies cambiando la configuración local en sus dispositivos. La desactivación de las cookies puede afectar la experiencia del Servicio, por ejemplo, desactivar algunas funciones en el Servicio.

8. Cambios

Tenemos derecho a, en cualquier momento, realizar cambios o adiciones a la Política de privacidad. La última versión de la Política de privacidad siempre estará disponible a través del Servicio. Una nueva versión se considera comunicada a los Usuarios cuando el Usuario ha recibido un correo electrónico informándole de la nueva versión (utilizando el correo electrónico indicado por el Usuario en relación con el uso del Servicio) o cuando el Usuario es informado de otra manera de la nueva Política de privacidad.

9. Contacto

Para preguntas, más información sobre nuestro manejo de datos personales o para contactarnos en otros asuntos, utilice los datos de contacto indicados a continuación; WSP España fernando.gil@wsp.com 

Privacy policy for recruitment using Teamtailor

The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of WSP Spain ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").

1. General

We are the Controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.

2. Collection of personal data

We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.

When and how we collect personal data

We collect personal data about Users from Users when Users;

• make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
• use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
• provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;
• We collect data from third parties, such as Facebook, Linkedin and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.

In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.

The types of personal data collected and processed

The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.

Purpose and lawfulness of processing

The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.

Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.

The consent of the data subject

The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;

• make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
• when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.

The User also consents to the Controller collecting publicly available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.

The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.

The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.

Storage and transfers

The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers (as Privacy Shield) or to other supplies where the adequate safeguards are in order to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 10.

How long the personal data will be processed

If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 10.

3. Users’ rights

Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details under paragraph 10 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.

Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 10 below.

The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.

The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.

The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.

User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.

4. Security

We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.

However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.

5. Transfer of personal data to third party

We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.

We may transfer Users’ Personal Data to;

• our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
• authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
• authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.

We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.

6. Aggregated data (non-identifiable personal data)

We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.

7. Cookies

When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.

8. Changes

We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.

9. Contact

For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; WSP Spain fernando.gil@wsp.com